Laskujen virheet aiheuttavat suomalaisyrityksille miljoonien menetykset

Laskujen virheet aiheuttavat edelleen pääomamenetyksiä suomalaisyrityksille. Suuryrityksissä virheet johtivat keskimäärin 22,5 työpäivän sekä 123 000 euron vuosittaiseen menetykseen. Tämä käy ilmi Qvalian tuoreesta Lost in Transaction 2021 -vuosiraportista.

Raporttia varten Qvalia analysoi 100 pohjoismaalaista yritystä, joista 25 oli suomalaisia. Digitalisaation etenemisestä huolimatta talousprosesseista paljastui edelleen puutteita.  Yli 20 miljoonasta läpikäydystä ostolaskusta kävi ilmi, että talousosastot käyttivät yhteensä 2 250 päivää laskujen virheiden korjaamiseen. Siitä huolimatta virheitä jäi huomaamatta yli 12 miljoonan euron arvosta.

Vähintään sadan miljoonan liikevaihdon tekevien suomalaisyritysten joukossa laskuihin liittyvistä virheistä johtuneet menetykset olivat yli 3,6 miljoonaa euroa. Tämä on keskimäärin 76 senttiä käsiteltyä laskua kohti.

Jokainen tutkimuksessa mukana ollut yritys menetti keskimäärin runsaat 123 000 euroa laskujen virheiden vuoksi, vaikka virheiden etsintään ja korjaamiseen käytettiin 22,5 työpäivää.

Myös havaituista virheistä syntyy kustannuksia

Qvalia kehittää talousprosessien automaatioratkaisuja ja toimii taloustiedon louhinnassa Pohjoismaiden johtavana yrityksenä. Qvalia huomauttaa raportissaan, että suurin osa virheistä huomataan sisäisesti ja oikaistaan. Tämä on jo itsessään kallista valmiiksi kuormitetuille talousosastoille, jotka käyttävät tuhansia työpäiviä virheiden korjaamiseen.

Mitä virheitä tilastojen takaa löytyy? Qvalian toimitusjohtaja ja perustaja Henri Taipale selventää:

– Inhimilliset virheet ovat yleinen selitys, mutta merkittävän usein myös talousprosessien asetukset ovat vääriä. Kyse voi olla hankalista arvonlisäverosäännöistä tai puhtaista syöttövirheistä. Kun prosesseihin sisältyy manuaalisia työvaiheita, käy herkästi esimerkiksi niin, että väärän summan syöttäminen johtaa liian suureen maksusuoritukseen. Välillä yritykset unohtavat avoimia hyvityslaskuja, mahdollisia alennuksia ei ehkä lasketa oikein ja toisinaan jopa sama lasku voidaan maksaa useampaan kertaan.

Automaatio voi vähentää virheiden määrää ja parantaa tehokkuutta

Syitä virheisiin on useita. Pitkän tähtäimen ratkaisu on vähentää manuaalista työtä ja käsitellä talousdataa alusta asti jäsennellysti ja digitaalisesti.

– Tulee muistaa, että löydetyt virheet ovat jäävuoren huippu. Suuri kustannus syntyy sisäisestä käsittelystä, kuten taloushenkilöstön huomaamista poikkeamista. Digitalisaatio tuo mukanaan myös lisää mahdollisuuksia automatisoida taloustoimintoja, joihin liittyy runsaasti tieto- ja prosessointivaatimuksia. Tärkeintä on jäsennellä tiedot ja varmistaa, että ne ovat aina digitaalisessa muodossa. E-lasku on tärkeä keino tähän, mutta senkin jälkeen digitalisaatiossa on monta vaihetta, Henri Taipale tiivistää.

Lost in Transaction 2021 -raportin voi ladata ja lukea ilmaiseksi täältä: https://qvalia.com/resources/the-cost-of-accounts-payable-errors/

Lisätietoja:

Per Holmlund, CMO, Qvalia
per.holmlund@qvalia.com, +46 73-156 03 12

Tietoa Qvaliasta

Qvalia parantaa ja automatisoi talousprosesseja. Olemme Pohjoismaiden johtavia asiantuntijoita taloustiedon louhinnassa, ja e-laskualustamme sisältää mahdollisuuksia laskujen käsittelyn, reskontran ja kirjanpidon täyteen automatisointiin. Qvalia perustettiin vuonna 2007, ja sillä on toimistot Helsingissä, Tukholmassa, Oslossa ja Kööpenhaminassa. https://www.qvalia.com